香港童軍總會「政策、組織及規條」
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規條 2 童軍旅
規條 2.11 童軍旅財務
規條 2.11.1 (a) 所有旅必須遵照總會發出的指引,保存一份完整的賬冊及財務報告,並依本「政策、組織及規條」所規定,提交區總監審核。
(b) 賬冊及財務報告須最少保存由最後入賬紀錄日期起計七年的時間。
規條 2.11.2 提交經審核的週年財務報告
(a) 總會的財政年度為每年的四月一日至翌年三月三十一日。所有旅必須於每年的六月三十日前提交一份經審核的週年財務報告予區總監(或當區總監要求時,亦須提交有關資料)。報告內容須包括以下各項資料﹕
    (i) 除區總監另定外,截至三月三十一日止的各項資產詳情,如屬非設備類別的資產,則須列明受託人的資料;
    (ii) 永久託管資產,例如旅所受永久託管而不可變賣或轉讓的業權,亦須分列詳述;
    (iii) 債務詳情;
    (iv) 財政年度內的收入項目,須按其性質分類列出。如屬永久託管資產,亦須另項說明;
    (v) 財政年度內所支出的項目,須按其性質分類列出。如屬永久託管資產,亦須另項說明。
(b) 核數人員是由旅務委員會在週年會議中委任,由獨立及能勝任的人士出任,並不須是專業會計師。
規條 2.11.3 童軍旅各支部資金的管理
(a) 旅內各支部須各自管理及適當記錄其團員所繳付的團費及其他收費,以及旅所發給該支部的撥款。
(b) 由支部成員繳付的團費及其他收費,須在可行情況下,盡快將收到款項存入該旅的銀行戶口。旅司庫須將有關收支記錄在適當的賬目紀錄內。
(c) 在旅務委員會授權下,每一支部可保存一現金賬戶。如支部設有現金賬戶,有關支部領袖須負責將連同現金結餘及有關支持單據,在不少於每三個月一次的定期,或在有關方面要求時,提交該現金收支紀錄予以查閱。
(d) 由支部管理的資金,須在該旅的賬目內列出並包括在該旅之週年財務報告內。
規條 2.11.4 童軍旅銀行賬戶
(a) 所有旅須以該旅或主辦機構的名義開設銀行戶口。在旅務委員會或旅領袖會議授權下,該戶口須以不少於兩人聯名簽署去管理。
(b) 以旅或/及旅務委員會名義所收取的所有款項須盡快存入該旅的銀行戶口。
(c) 任何支部、旅及旅務委員會均不能將任何款項存入任何人士的私人銀行戶口。
(d) 旅須將所有銀行戶口結算表(截至三月三十一日止或在其他年結日子)副本,連同週年財務報告呈交予區總監。
規條 2.11.5 繳付成員費
(a) 為了配合總會對世界童軍運動的責任,總會可能要求各成員(包括旅的成員)繳付成員費。
(b) 成員費之數額由總會決定。
(c) 各旅或許需要收取成員費,並根據有關行政指引,將成員費遞交給總會。
(d) 在特殊情況下,旅可經區總監及地域/署總監向香港總監申請豁免部分或全部成員的會費。香港總監可無條件或附加條件豁免收取部分或全部會費。
規條 2.11.6 童軍旅的籌募活動
(a) 所有旅應有足夠資金進行他們自己的訓練及活動項目。如認為有需要,旅可籌辦籌募活動以作為有關未來開支的準備。
(b) 以童軍運動的名義進行籌募活動時,須依據總會發出的財務管理指引進行。
(c) 籌募活動主要是成年人為了支持童軍運動的發展而透過旅務委員會舉行的大型活動,青少年成員在不影響其活動及訓練下,可參與籌募活動。
(d) 籌募活動計劃須在合理時間內事先遞交予區總監。在得到區總監的書面同意後,才可舉行籌募活動。有關旅的籌募活動必須遵守下列規定進行:
    (i) 籌募活動的方法是要令活動能琣X總會的目的、使命及總會的良好聲譽與紀錄去舉行;
    (ii) 有關活動不應與總會其他籌募活動時間衝突;
    (iii) 所籌得的款項是完全用於支持該旅的童軍工作。如已獲批准與其他慈善團體聯合舉辦,則分配給該旅的款項應全部運用於該旅的工作上。
    (iv) 在與其他慈善團體聯合舉辦籌募時,如對其籌募活動的性質或目的有任何懷疑時,須諮詢總會。
    (v) 籌募活動的總開支不應超出籌募所得總收入的適當比例;及
    (vi) 須適當考慮政府當局所發出有關非牟利團體舉辦籌募活動的指引。
(e) 在舉辦籌募活動後的三十天內,須向區總監提交一份有關活動的收支賬目報告。
(f) 如欲以旅名義申請外間資助,須先取得有關負責總監的推薦,並須由總會代為遞交申請。
規條 2.11.7 資產、設備及資金
(a) 旅須有適當的地點及設備去進行他們的訓練活動。
(b) 旅長及旅秘書除須確定有關旅所擁有的資產及設備(包括房產、車輛、船隻及其他有關資產及設施)之業權及租約皆遵照法例要求外,亦須確保有關資產與設備的情況、測試及其他各方面的要求及手續皆已履行並採取應有的行動。
(c) 所有資產及設備皆須以旅或代表人的名義註冊。如採用代表人名義註冊,則須以合法的文件註明該人是該旅的代表,有關資產及設備乃屬該旅所擁有,而不屬於私人擁有。
(d) 旅長及旅司庫須正確存錄旅所擁有或租用的資產及設備之詳細紀錄。
(e) 所有旅的資金只能用於拓展童軍運動及改善該旅全體成員的利益上。在嚴格遵守香港法律第29章信託人條例規定範圍下,旅亦可依據總會有關的財務指引運用資金仿似信託基金般作投資。
(f) 如屬團體旅,則須於總會與主辦機構訂立的協議書,分出那些資產及設備屬於主辦機構、那些資產及設備屬於總會。在協議書內所列為屬於該旅所擁有的資產及設備須依本規條管理。
規條 2.11.8 資產的處理
(a) 旅合併下的資產處理:
如兩個或以上的旅合併,各行將退位的旅長、旅秘書及旅司庫須確保:
    (i) 預備一份以合併當日為準及合乎規條2.11.2的財務報告,連同該旅所有資產、所有賬冊及單據移交予旅合併後產生的新旅長或新旅司庫。如有需要,合併的新旅司庫可要求區總監委任一核數人員審核有關賬項;
    (ii) 簽署所有需要的契約,將所有業權轉交該新旅。
(b) 旅結束時的資產處理:
在撤銷旅註冊時,
    (i) 旅長及旅司庫須預備一份以結束當日為準及合乎規條2.11.2的財務報告,連同該旅所有資產、賬冊及單據,在旅結束後盡快移交給區總監;
    (ii) 當區總監滿意該份財務報告上所列明該旅在結束當日的財政狀況時,他須把財務報告的副本遞送給地域總監;
    (iii) 由香港總監指示如何處理該旅的資產;
    (iv) 在收到上述指示前,有關區執行委員會須採取所有必須的措施,以確保該旅的全部資產及契約得以保存。
規條 2.11.9 文件的保存
旅長須確保所有有關業權及設備的文件及其他法律上及官式的文件有安全的保管及讓區總監可隨時查閱。旅秘書須將該等文件存案及清楚它們的擺放位置。
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更新日期: 2012年 5月